Etkili Bir E- Posta Yazmak İçin Dikkat Etmeniz Gereken 4 İpucu

İş hayatının içinde yer aldığımız süre boyunca neredeyse her gün yeni bir şey öğreniyoruz. E-posta yazımı da bu öğrendiklerimizin başında geliyor. Peki, e-posta yazabilmek neden bu kadar önemli? Çünkü zaman zaman üstünüze, bazen de iş yaptıracağınız kişiye anlatmak istediğiniz konuyu en iyi şekilde aktarmanız gerekiyor. Bu aktarımı da e-posta yoluyla yapacağınızı düşündüğümüzde, kurduğunuz cümlelerin anlaşılır, akıcı olması, olumsuz bir şey söyleyecekseniz bile kibar bir şekilde yazılması ya da mailin düzgün bir üslupla oluşturulması fazlasıyla önemli. Bu sebeple “E-posta nasıl yazılır?” öğrenmek ve konunun inceliklerini keşfetmek için yazımıza göz atabilirsiniz.

1. Konu Satırında Doğru Kelimeleri Seçtiğinizden Emin Olun
Gönderdiğiniz maillerin henüz okunmadan okundu olarak işaretlenip çöpe gönderilmesini istemiyorsanız özellikle konu satırı kısmına çok dikkat etmenizi öneririz. Çünkü konu kısmında seçeceğiniz kelimeler mailinizin ilgi çekicilik düzeyinde ciddi bir role sahip. Konu başlığını ne kadar mail içeriği ile doğru orantılı, anlaşılır ve dikkat çekici bir şekilde seçerseniz gönderdiğiniz kişi veya kişilerin attığınız e-maili açma ihtimali de buna paralel olarak yükselir.

2. Mailin İçeriği Nasıl Olmalı?
Her mailin içeriği isteğe, talebe ve o anki iş akışına göre farklılık gösterir. Bu sebeple mail içeriği hakkında size net bir sınır veremezsek bile şunu söyleyebiliriz ki herkesin yoğun tempoda çalıştığını unutmadan mesajınızı açık ve anlaşılır bir içerik oluşturmaya özen gösterin. Yazdığınız mail uzayacak gibiyse daha kolay okunabilir olması açısından maddeleme işaretlerinden, bold kullanımından ya da paragraflardan yardım alabilirsiniz. Böylelikle hem konuyu fazla uzatmadan isteklerinizi dile getirmiş hem de sizin için önemli noktalara dikkat çekmiş olursunuz. Tabii direkt maddelemeye geçmeden sesleneceğiniz kişiye “X Hanım/Bey merhaba, sizi….hakkında bilgilendirmek istiyorum” gibi bir giriş yapmanız konunun hatırlanması açısından karşı tarafa büyük kolaylık sağlar. Yine bu aşamada eğer mailde karşı tarafa bir doküman/dosya ya da sunum iletecekseniz mailin sonuna “ekte iletiyorum” veya “doküman ekte mevcut” gibi ifadelere yer verebilirsiniz.

3. Alıcı, Bilgi CC, Bilgi BCC Ne Anlama Geliyor?
Mail hazırlarken herkes alıcı, CC ve BCC gibi kısımları da mutlaka görmüştür. Alıcının ne anlama geldiği oldukça net olsa da diğer ifadelerin farkı kafanızı biraz karıştırabilir. Genel anlamda toparlayacak olursak alıcı kısmına direkt olarak maili göndermek istediğiniz kişilerin mail adreslerini virgül ile ayırarak koyabilirsiniz. CC kısmına; mailden haberdar olmasını istediğiniz kişileri, BCC’ye ise; maili gizli olarak iletmek istediğiniz mail adresini eklemeniz gerekiyor. Burada unutmamak gerekir ki; yazdığınız mail, BCC’deki adrese iletilse bile alıcı ve CC’de olan kişiler bunu göremez ama BCC’deki adres diğer kısımlarda kimlerin olduğunu görebilir.

4. İmzanızı Eklemeyi Unutmayın
İmzalar her ne kadar bazılarımıza gereksiz gibi görünse de profesyonel hayatta fazlasıyla önemli bir yere sahip. İsminizin, çalıştığınız departmanın ve ünvanınızın yer aldığı bir imza karşınızdaki kişiye kiminle muhatap olduğuyla ilgili fikir verir. Böylelikle bir problem ortaya çıktığında sizinle iletişim kurmaları kolaylaşır. Etkili bir e-mail hazırlamanın ilk etaptaki püf noktaları genel hatlarıyla açıklamaya çalıştık. Siz de öncesinde doğru e-mail örneklerini inceleyebilir ve bu sayede e-mail yazma konusunda tecrübe kazanabilirsiniz.